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公文处理规定
文章来源:    作者:    发布时间:2012-05-19 14:43:00    点击数:21477    

  为进一步规范公文处理程序,提高工作效率,根据《山东省机关公文处理暂行规定》等有关公文处理规定,结合本办实际,制定本规定。

  一、收文办理

  (一)公文签收与登记

1.收文范围。本办收文分为“阅件”和“办件”两大类。需送办领导和有关科室、单位阅知的综合类政策性文件为阅件;需要有关科室、单位具体办理的为办件。

2.收文程序。凡送本办的公文,均由综合科统一签收,按阅件和办件分类登记,其中亲启件直接送收件人。对不属于本办职权范围或者不宜由本办办理的,应当及时退回交办部门并说明理由。

  (二)公文传阅和批办

1.传阅程序。阅件由综合科提出传阅意见,先呈分管主任、主任审阅后,再呈其他办领导和有关科室、单位传阅。

2.批办程序。办件由综合科提出拟办意见,先呈分管主任、主任阅批,再按照办领导的批示送有关科室、单位办理。收到市领导签批件和市委、市政府督查件,综合科记录好后,呈主任审阅,按主任签批意见办理。有明确时限要求的紧急公文,遇办领导出差在外,综合科可注明情况直接送有关科室、单位处理,待办领导回来后再报告。

  二、发文办理

  (一)公文拟办与发文程序

1.公文拟办。各科室、单位收到办件后,应按领导批示及时提出具体的拟办意见。有协办科室、单位的,主办科室要主动商协办科室、单位办理,按时限完成公文办理。

2.发文程序。拟稿人拟好文稿后,填写《滨州市机构编制委员会办公室发文稿纸》或《滨州市机构编制委员会发文稿纸》,连同来文原件及相关附件材料由科室、单位负责人审核后,先呈分管领导审签,再送综合科核稿,主任签发。需编委成员会签的,待编委成员会签后印发。

3.核稿要求。拟稿科室、单位负责人要认真审核拟稿观点是否准确,文字表达是否简练,结构层次是否严谨,标题、主送、抄送范围是否准确,主件、附件是否完备,是否附有必要的背景材料等。综合科主要负责审核公文种类、公文格式、行文规则是否符合有关规定和要求。

4.发送范围。以本办名义对外发出的文件,只发给主送单位和抄送单位,不得擅自扩大发送范围。除涉密文件需严格控制发送范围外,一般应同时送办领导和科室、单位各1份,综合科存档2份。其中,报市委、市政府和市编委领导的文件由综合科负责联系对外送达,其他文件均由经办科室、单位负责送达。为提高工作效率,公文印制份数不多的,由拟稿科室、单位自行印制,综合科审核把关。

5.会文办理。有关部门送来会签公文的办理,按分工由经办科室、单位提出意见,报分管主任审核后,呈主任审签。

  (二)公文格式和行文规则

1.总体要求

党的机关公文现采用16开,尺寸为184mm×260mm,版面上空约30mm,下空约25mm,左边空约23mm,右边空约22mm。一般每页20行,每行25个字。页码用4号半角白体阿拉伯数码标识,置于版心下边缘,数码左右各放一条4号一字线,单页码居右,双页码居左。

2.文头部分

(1)份号。由表示顺序号的英文缩写字母“№”和阿拉伯数字组成,顶格标注于版头左上角。

(2)密级。用3号黑体字,顶格标识在版心左上角,两字之间空开1字。

(3)版头。由版头名称(一般是发文机关名称加上“文件”两字)和一条一般为中间带有实心五角星的横线组成,颜色为金光红色。

(4)发文字号。一般用4号仿宋体,年份应标全称,用中文六角括号“〔 〕”括起来,不用方括号“[ ]”。

(5)签发人。位于横隔线之上发文字号右侧,后加冒号。签发人后面居右空1个字标注签发人姓名。“签发人”用3号仿宋体字,签发人姓名用3号楷体字。

3.主体部分

(1)标题。位于横隔线下空1行,用2号小标宋体,一行或多行局中排布。多行标题换行时,注意合理断行掐句,做到词意完整,排列得当,长短适宜。

(2)主送机关。用3号仿宋体,左侧顶格排,回行时仍顶格,最后一个主送机关名称后标全角冒号。

(3)正文。用3号仿宋体,数字、年份不回行。

(4)附件。如文件带有附件,则在正文段落结束之后、发文机关署名之前加上附件。附件排在正文下面隔1行,前空2字,用正文相同的字体标识“附件”,后标全角冒号和附件名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件:1.××××”);附件名称后不加标点符号。

(5)发文机关署名。与上空开1行,居右排,右边与版心至少空开2字,字体号与正文相同。两个以上机关联合发文,发文机关名称上下并列排,长度相同,左右对齐。正文末页无空间署名时,可另加空白页标注,并在该页第2行左空2个字标明“(此页无正文)”。

(6)成文日期。居右排在发文机关署名下面,字体号与正文相同。成文日期用阿拉伯数字,不用大写汉字。

(7)公文印章。需加盖印章的公文,用印要上不压正文,下压发文机关署名和成文日期。联合行文需盖印时,分别在并列平行的联署机关名称位置盖印。

(8)附件。附件应排在版记之前,与公文正文一起装订,并在附件正文左上角行顶格标识“附件”,有序号时还应标注序号。

4.文尾部分

(1)主题词。“主题词”3个字用3号黑体,居左顶格排列;主题词词目用3号小标宋体,词目之间空1字。

(2)印发机关和印发日期。用4号仿宋体,位于主题词之下,占1行位置,左右顶格。

(3)印制份数。用小4号仿宋体,位于印发日期之下,居右排,后空2个字,用小括号括起来。

(4)版记中的分隔线。版记中上下要素之间加一条分隔线,线的宽度同版心。

(5)版记的位置。版记置于公文的最后一页,版记的最后一个要素置于最后一行。如果版记页和前面的一页都没有正文,则版记页不标页码。

三、公文管理

  (一)管理职责。综合科是办机关公文处理的管理机构,主管办机关的公文处理,负责提出本办公文处理工作的规范性意见和措施,并督促各科室、单位按照有关规定办理公文。各科室、单位要指定专人负责本科室、单位公文的收发、分办、传递、立卷等工作,同时要做好机构编制台帐等内部基础资料的归档整理工作。

  (二)保密要求。处理公文必须严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》。各科室、单位在公文处理过程中,要严格执行保密工作有关规定,对涉密文件,要妥善保管,不得随意借阅和复制。凡未经允许随意借阅或复制文件,造成文件丢失或泄密者要追究相关人员责任。

  (三)时限要求。本办公文均应区别轻重缓急,及时处理。对有时限规定的来文,综合科应在登记时注明签收时间和完成时间,以便于督办和催办,经办科室、单位应在规定时限内办理完毕。无时限规定的公文,经办科室、单位也应尽快办理。对按照规定不能办理的机构编制事项也应及时提出意见并答复来文单位。

 


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